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Neuregelung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)


Die Einführung eines DMS lohnt sich mehr denn je!

Was bedeuten diese Veränderungen für Ihr Unternehmen?

Durch die Änderung der Abgabenordnung zum 01. Januar 2002 wurden die Ordnungsvorschriften für die Buchführung, für Aufzeichnungen und für die Aufbewahrung von Unterlagen neu geregelt. Durch die Veröffentlichung des Rundschreibens durch das Bundesministerium der Finanzen am 16. Juli 2001 wurden diese Veränderungen somit verbindlich.

Für die meisten Unternehmen führt die Anerkennung der elektronischen Abrechnung zu einer deutlichen Erleichterung im täglichen Geschäftsablauf. Gleichzeitig werden jedoch die Anforderungen an die Datenhaltung erhöht. Ausdrucke reichen nicht mehr aus. Mikrofilme sind nicht mehr zulässig.

 

Wie wirkt sich dies auf die Archivierung von Daten aus?

Die Neuregelung der Anforderungen besagt letztendlich, dass die steuerlich relevanten Datensätze weiterhin bis zu 10 Jahre nach der letzten Nutzung dieser Daten in ihrer Ursprungsform für die Finanzbehörde zugänglich sein müssen.

Für eine von der Anwendung unabhängige und sichere Archivierung sollte daher eine elektronische Archivierung angestrebt werden. Dabei werden die Daten aus der Originalanwendung heraus als digitales Dokument in ein elektronisches Archiv ausgelagert.

Eine Dokumenten Management Software (DMS) ermöglicht es Ihnen, alle notwendigen Daten unverzüglich und revisionssicher zur Verfügung zu stellen.

 

Für wen gelten diese Veränderungen?

Alle deutschen steuerpflichtigen Unternehmen mit elektronischer Buchhaltung sind von dieser Neuregelung betroffen. Ohne Ausnahme. Die digitalen Dateneinsichten durch das Finanzamt sollen nur in der Außenprüfung durch das Finanzamt erfolgen. Dabei kann das Finanzamt nach eigenem Ermessen drei Alternativen verlangen:

1. Beanspruchung eines unmittelbaren Lesezugriffs auf das laufende Buchhaltungssystem oder

2. Aufforderung, die Daten durch qualifiziertes Personal auf Zuruf aufzubereiten und vorzulegen oder

3. Zusendung von Datenträgern mit den maßgeblichen Buchungsdaten durch das Unternehmen an das Finanzamt, welches diese Daten dann mit eigener Software auswertet.

 

Was bedeutet dies konkret?

Ab Jahresanfang 2002 müssen alle Unterlagen, die aus steuerrechtlichen Gründen aufzubewahren sind, auch digital für das Finanzamt einsehbar sein. Ausgenommen sind lediglich die Dokumente, die von vornherein in Papierform vorliegen. Im Gegensatz zu früher müssen maschinenlesbare Dokumente zukünftig zumindest im Originalformat aufbewahrt werden. Dokumente (Excel, Word u.a.), die im Original maschinenauswertbar sind, müssen auch maschinenauswertbar archiviert werden. Ergänzend kann das Dokument in einem Langzeitformat (TIFF oder PDF) abgelegt werden.

 

Was will der Bund damit erreichen?

Die Dokumente sollen vom Fiskus mit ähnlich mächtiger Software ausgewertet werden können wie durch die Unternehmen selbst. Was eine Firma mit ihren komplexen Datenbanken analysiert, soll das Finanzamt nicht mit Texterkennung und Volltextsuche bewerten müssen. Ziel dieser Veränderungen ist nicht die Einzelbelegprüfung, sondern Summenbildung, statistische Auswertungen und das gezielte Filtern und Sortieren von Daten.

 

Warum lohnt sich der Einsatz eines DMS jetzt noch mehr?

Die Kosten für die unverzügliche Bereitstellung von erforderlichen Daten mit einer bestehenden ERPSoftware sind sehr hoch. Dies liegt z.B. an den Kosten für Updates und für die Systempflege der vorhandenen Software. Im Vergleich dazu sind die Anschaffungskosten für ein Dokumenten Management System deutlich geringer.

Eine DMS- Lösung sollte Ihrem Unternehmen folgende  Vorteile bieten:

Alle gesetzlichen Anforderungen der GDPdU werden erfüllt.
Darüber hinaus sollten die Informationen einfach und schnell bereit gestellt durch die Einbettung in Groupware Produkte wie Lotus Notes oder Outlook.
Individuell definierbare Recherche von Akten und Dokumenten. Jeder Benutzer sollte ausschließlich den Zugriff nur auf solche Dokumente erhalten, zu deren Betrachtung er berechtigt ist. So kann bereits im Vorfeld für das Finanzamt klar definiert werden, auf welche Daten diese zugreifen können.
Abschottung von sensiblen Informationen. Die Behörden sehen wirklich nur das, was sie sehen dürfen.
Die Archivierung von Dokumentveränderungen erfolgt standardmäßig, gemäß der GDPdU, revisionssicher.
Die DMS-Lösung sollten eine hohe Integrationsfähigkeit zur Einbindung in die bereits vorhandene Software und in die gängigen betriebswirtschaftlichen Standardanwendungen wie z.B. SAP R/3 oder Navision bieten. Die entstehenden Integrationskosten sollten gering sein oder gar nicht anfallen.
Die DMS-Lösung sollte frei skalierbar vom Einstiegssystem bis hin zur einer umfassenden unternehmensweiten Lösung sein.
Schnelle Implementierung und geringer Schulungsaufwand für Ihre Mitarbeiter ist ein weiterer wichtiger Faktor.
Schneller Return on Investment

 

Kontakt: carsten.kerner(at)prologica.com








 
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